Las 8 habilidades de Excel más importantes para finanzas

Las habilidades de Excel tienen una gran demanda en el lugar de trabajo altamente competitivo de hoy, y dominarlas puede convertirlo en un activo valioso en cualquier función corporativa. Ya sea que sea un principiante o un usuario avanzado, este artículo describe las habilidades esenciales de Excel para profesionales de negocios, incluidas fórmulas clave, funciones y atajos utilizados en banca de inversión, consultoría de gestión, operaciones comerciales, marketing de productos y otros campos. sede.

Nuestras 8 fórmulas y funciones de Excel más importantes:

1. Principiante: Formato de tabla
2. Principiante: Funciones de agregación de Excel
3. Principiante: Gráficos y visualización de datos.
4. Entre: Fórmulas financieras (VAN, TIR, PMT, XNPV… etc.)
5. Entre: Fórmulas de búsqueda (BUSCARV, BUSCARX, COINCIDENCIA DE ÍNDICE)
6. Progresivo: Tablas dinamicas
7. Progresivo: ¿Qué pasa si el análisis
8. Progresivo: VBA y macros

Habilidades básicas de Excel para principiantes.

Si es nuevo en Excel, puede resultar abrumador aprender todas las funciones a la vez, pero existen algunas habilidades esenciales que lo diferenciarán y ampliarán sus oportunidades profesionales. Si está buscando trabajo en negocios o finanzas, necesitará comprender algunas de las características básicas de Excel para avanzar en su carrera. Las habilidades básicas, como formatear hojas de cálculo o conocer funciones y fórmulas básicas, proporcionan la base que necesita para convertirse en un usuario competente de Excel.

#1 Formato de tabla

Cuando se trabaja con datos financieros en Excel, es importante tener los números correctos en las celdas correctas. Pero el formato, es decir, ajustar la apariencia de su tabla para hacerla más atractiva para las partes interesadas relevantes, también es muy importante. Al utilizar técnicas de formato, puede organizar mejor los datos y proporcionar contexto y coherencia al crear informes financieros.

Ejemplo: colores, bordes y tamaño de celda.

Todo principiante en Excel debería aprender a cambiar el color, el borde, el tamaño de celda y otras opciones de formato de una tabla. Veamos el ejemplo simple a continuación que utiliza algunas opciones de formato importantes.

Notas importantes sobre el formato:

• Líneas de cuadrícula se han desactivado para crear un fondo blanco liso en la tabla. Esto hace que el texto y las ilustraciones sean más fáciles de leer.
• Límites se aplicaron a partidas clave (ingresos operativos, ingresos antes de impuestos y ingresos netos). Además, se enmarcó toda la tabla exterior para acomodar mejor el estado de pérdidas y ganancias.
• Color de relleno de celda se ha cambiado a amarillo claro para la última fila de celdas para resaltar aún más las cifras importantes de ingresos netos. Las etiquetas de las celdas en la parte superior también se cambiaron a un relleno azul oscuro para distinguir las etiquetas del encabezado del resto del estado de resultados.
• color de fuente Las etiquetas del encabezado se han cambiado a blanco para que el texto sea más fácil de leer sobre el fondo azul oscuro.
• Cursiva formato Se aplicó a los “números en millones” para mostrar a los usuarios que es una nota para la tabla del estado de resultados.
• Formatos en negrita Se han aplicado al texto del encabezado y a las partidas clave (beneficio bruto, ingreso operativo, ingreso antes de impuestos e ingreso neto) para mayor énfasis.
• formato de celda Se cambió por información numérica. La fila superior utiliza el formato de celda de Contabilidad para mostrar que los números se muestran en moneda estadounidense. Todos los demás números contienen un separador de comas de mil para facilitar la lectura de números con más de tres dígitos.

Ejemplo: formato condicional

Comprender el uso de códigos de colores en hojas de cálculo le ayudará a que los datos sean útiles para quienes le rodean. Esto es particularmente útil en modelos financieros e informes comerciales, donde los analistas se esfuerzan por mantener imágenes limpias y fáciles de entender. Finalmente, la coherencia, la eficiencia y la claridad son factores esenciales de una hoja de cálculo bien diseñada, y la creación de un indicador de color consistente puede ayudar a transmitir esto a todos sus lectores.

Veamos el siguiente ejemplo en el que se aplicó formato condicional a una tabla de datos de ventas de empleados.

Notas importantes sobre el formato:

• Conjuntos de iconos se han aplicado para ayudar a los espectadores a resaltar rápidamente las ventas de bajo nivel (diamante rojo), las ventas de nivel medio (triángulo amarillo) y las ventas de alto nivel (círculo verde).
• Escalas de colores se aplicaron sobre la escala de color verde oscuro para resaltar las altas cifras de ventas. Las cifras de ventas más altas se resaltan en tonos de verde más oscuros.

#2 Funciones de agregación de Excel

El uso de fórmulas prediseñadas es esencial para realizar cálculos y análisis básicos. Los profesionales de negocios y finanzas deben poder comprender estas funciones básicas de agregación para poder construir modelos financieros más complejos.

Exploremos brevemente las funciones de agregación utilizando esta tabla de datos de ventas de productos de muestra.

Notas de fórmula:

• TOTAL La función se utilizó para sumar todos los montos de ventas.
• SUMIFS La función se utilizó para agregar solo las ventas de “Red Runner”.
• PROMEDIO La función se utilizó para promediar todas las ventas.
• PROMEDIO SI La función se utilizó para promediar todas las ventas de Red Runner.
• PARA CONTAR La función se utilizó para contar el número total de transacciones.
• CONTAR.SI La función se utilizó para contar el número de transacciones del “Red Runner”.

En este ejemplo particular, puede ver al usuario realizando agregaciones generales (suma, promedio y recuento) junto con agregaciones condicionales que solo realizan la función de agregación en artículos que cumplen con criterios específicos (por ejemplo, zapatillas rojas para correr).

Estas fórmulas de agregación se utilizan a menudo para realizar cálculos en varias celdas. Los usuarios avanzados suelen anidar varias fórmulas para crear operaciones de tabla más complejas.

#3 Gráficos y visualización de datos

Excel es una gran herramienta para visualizar datos. Una vez que esté familiarizado con algunas funciones y fórmulas básicas, querrá explorar las funciones de gráficos de Excel, que pueden ayudarlo a crear los gráficos que necesita para armar paneles y visualizaciones de presentaciones.

Ejemplo: gráfico de columnas

Los gráficos de columnas son excelentes para mostrar comparaciones entre categorías de artículos o cambios a lo largo del tiempo (aunque algunos argumentan que los gráficos de líneas son mejores para datos orientados al tiempo).

Ejemplo: gráfico circular

Los gráficos circulares son excelentes para mostrar proporciones o desgloses porcentuales de un total. El siguiente ejemplo utiliza un gráfico circular para desglosar las ventas totales de la empresa por mercado geográfico.

Ejemplo: gráfico combinado

Los gráficos combinados son excelentes para mostrar múltiples piezas de información relacionada en un solo gráfico. En los negocios y las finanzas, las ventas y el margen bruto a menudo se combinan y se muestran en un gráfico combinado de columnas y líneas, como se muestra en el siguiente ejemplo.

#4 Fórmulas financieras estándar

Los banqueros de inversión, los analistas financieros y los profesionales de investigación de inversiones dependen en gran medida de Microsoft Excel y sus fórmulas financieras integradas. Estas fórmulas financieras ayudan en cálculos importantes que respaldan la valoración de activos, los informes financieros y la toma de decisiones de inversión.

Aquí hay tres funciones financieras de Excel de uso común:

• Valor presente neto (VAN): Calcula el valor actual neto de una serie de flujos de efectivo. A menudo lo utilizan las empresas para evaluar el alcance y la rentabilidad de varios proyectos.
• Tasa interna de retorno (TIR): Calcula el rendimiento de una serie de flujos de efectivo del proyecto. A menudo lo utilizan las empresas para comparar posibles proyectos de inversión y su rendimiento esperado.
• Función de pago (PMT): Calcula los pagos periódicos de un préstamo asumiendo pagos constantes y una tasa de interés constante.

El siguiente ejemplo muestra cómo un analista puede utilizar las funciones VAN y TIR para evaluar y comparar dos proyectos de inversión diferentes. Estas fórmulas simplemente utilizan los flujos de efectivo netos proyectados y la tasa de descuento de los insumos para calcular el VAN y la TIR.

Idealmente, los analistas seleccionan el proyecto con el VAN y la TIR más altos. Sin embargo, en este ejemplo, el analista tendría que elegir entre un proyecto con mayor beneficio total (VAN) o un mayor rendimiento por dólar invertido (TIR).

Excel ofrece más de 50 funciones financieras integradas que pueden ayudar a los analistas a realizar cálculos financieros rápidos necesarios para respaldar decisiones de inversión importantes.

#5 Fórmulas de búsqueda (BUSCARV, BUSCARX, COINCIDENCIA DE ÍNDICE)

Las fórmulas de búsqueda son fórmulas importantes utilizadas por los analistas comerciales y financieros para buscar y encontrar resultados rápidamente en una tabla o recopilación de datos. Esta funcionalidad hace que estas fórmulas sean útiles para crear paneles interactivos que puedan extraer resultados seleccionados de un conjunto de datos de backend.

Fórmulas de búsqueda importantes:

• BUSCARV: Permite a los usuarios buscar una celda específica en la tabla encontrando un elemento de fila coincidente.
• BÚSQUEDA H: Similar a BUSCARV, pero utiliza una búsqueda horizontal en una tabla (en lugar de un escaneo vertical).
• BUSCARX: La versión actualizada y más flexible de BUSCARV. XLOOKUP de Microsoft resuelve el problema de VLOOKUP de no devolver valores a la izquierda de la columna coincidente.
• ÍNDICE: Se utiliza para obtener el valor de una celda en una tabla específica especificando la posición del número de la fila, columna o ambas.
• PARA COMBINAR: Se utiliza para obtener la posición de la fila o columna de una celda que corresponde al valor de entrada en la fórmula.

Nota: Las funciones ÍNDICE y COINCIDIR a menudo se combinan para formar lo que se conoce como una fórmula clásica “INDEX MATCH”. La combinación de INDEX y MATCH proporciona una configuración ligeramente más flexible, permitiendo al usuario buscar en una tabla utilizando múltiples criterios de filas y/o columnas.

El siguiente ejemplo utiliza fórmulas BUSCAR XL para encontrar los detalles apropiados para una búsqueda específica de autopartes.

En este ejemplo particular, el usuario ingresó una búsqueda de un “tubo de escape” de automóvil donde las siguientes fórmulas de BUSCAR XL recuperaron el nombre del proveedor, el tiempo promedio de entrega y el precio unitario de la tabla de datos anterior.

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Habilidades avanzadas de Excel

Una vez que haya dominado los conceptos básicos, podrá pasar a las habilidades más avanzadas de Excel utilizadas por los profesionales de negocios y finanzas. Esto incluye innumerables funciones y herramientas de Excel para ayudarlo a completar de manera rápida y efectiva tareas importantes en cualquier trabajo corporativo.

# 6 tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son una herramienta poderosa para analizar y resumir dinámicamente grandes cantidades de datos. Por ejemplo, le permiten resumir datos por categorías clave como ventas, región o producto. También le permiten filtrar y ordenar datos según información específica y crear campos calculados para realizar cálculos personalizados. Estas características hacen de las tablas dinámicas una de las herramientas de análisis de datos más poderosas de Excel, ampliamente utilizada por los analistas financieros de las empresas.

Veamos un ejemplo rápido de cómo las tablas dinámicas pueden resultar útiles para encontrar rápidamente patrones, tendencias o conocimientos. La siguiente imagen representa un registro de ventas de calzado simple que contiene detalles importantes como la fecha del pedido, la ubicación, el tipo de producto, la cantidad y las ventas.

Si ponemos esto en una tabla dinámica rápida (Valores: Ventas, Filas: Ubicación, Columnas: Producto), podemos ver cómo el gran conjunto de datos se puede resumir en esta tabla fácil de leer. Desde aquí podemos ver rápidamente nuestro producto más vendido (Ultra Whites) y nuestra ubicación con mejor rendimiento (Florida).

Se pueden crear tablas dinámicas simples en minutos. Teniendo esto en cuenta, puedes imaginar lo poderosa que puede ser esta herramienta cuando se aplica a grandes cantidades de datos financieros o contables.

#7 ¿Y si el análisis?

La herramienta Análisis What If de Excel puede ser extremadamente útil cuando intentas probar los resultados de múltiples escenarios con cambios en las variables de entrada de tu hoja de cálculo.

Herramientas clave de análisis hipotético:

• Búsqueda de destino: Excel utiliza un enfoque de prueba y error para resolver los números de entrada necesarios para crear una salida de destino.
• Tablas de datos: Excel calcula y muestra el resultado final cuando se cambian de 1 a 2 variables.
• Gerente de escenario: Excel calcula y administra el resultado final cuando se especifican diferentes variables en diferentes escenarios.

El siguiente ejemplo muestra un estado de resultados respaldado por insumos como unidades vendidas, precio por unidad, costo por unidad, etc.

Los analistas comerciales y financieros suelen evaluar los pronósticos comerciales y los pronósticos de desempeño en función de varios escenarios comerciales (por ejemplo, aumentos de precios o aumentos en el número de unidades vendidas). En lugar de calcular manualmente los resultados ajustando ligeramente las entradas, los analistas experimentados utilizan la función Tabla de datos de análisis What If en Excel.

Utilizando la herramienta de tabla de datos, el analista puede ver rápidamente los cambios en los ingresos netos en función de los cambios en dos variables (en este caso: precio por unidad y cantidad vendida).

Como puedes imaginar, dominar este tipo de herramientas de cálculo de datos en Excel te convertirá en un analista financiero extremadamente eficiente y eficaz.

#8 Automatización, Macros y VBA

Los usuarios avanzados de Excel pueden usar macros y VBA (Visual Basic para Aplicaciones) para automatizar tareas repetitivas y crear funciones personalizadas en Excel. Esto es particularmente útil para los analistas financieros que a menudo reutilizan modelos financieros y trabajos de visualización de datos similares en sus tareas diarias.

macros

Las macros son una serie de comandos definidos por el usuario que se guardan para ejecutarse automáticamente al realizar tareas específicas.

Por ejemplo, digamos que recibe cifras actualizadas de ingresos y gastos en el estado de resultados de la empresa (en formato de datos sin procesar) todos los meses.

Aquí podría considerar guardar una macro que pueda usar para registrar sus pasos de formateo. De esta manera, solo tiene que realizar todos los pasos de formateo una vez y luego, cada vez que obtenga estos datos sin procesar actualizados en el futuro, podrá aplicar el mismo formato en segundos simplemente haciendo clic en el botón de su macro guardada.

Vba

Visual Basic para Aplicaciones (VBA) es un lenguaje de programación sencillo y potente desarrollado por Microsoft para ampliar y automatizar la funcionalidad de Excel y otro software de oficina.

VBA le permite automatizar cualquier tarea que pueda realizar en Excel y guardar el código resultante como una macro que puede usarse repetidamente. Esto puede aumentar significativamente la eficiencia y el rendimiento, especialmente al realizar tareas repetitivas o limpiar datos en varias hojas de cálculo. También puede utilizar VBA para interactuar con otros programas y bases de datos.

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• Texto de Excel en columnas
• Función de clasificación de Excel
• filtro excel

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Cuánto tiempo lleva aprender Excel?

El tiempo que lleva aprender Excel depende de cuánto tiempo le dediques a aprender y practicar. Con práctica regular, podrás aprender los conceptos básicos en tan solo unos días o semanas. Cuando comienzas nuestro curso de Excel para Negocios y Finanzas, puedes completarlo a tu propio ritmo y tener acceso completo a los materiales de capacitación del curso.

Pregunta: ¿Cómo puedo mejorar mis habilidades de Excel para finanzas?

Para mejorar sus habilidades financieras en Excel, vea tutoriales de Excel, practique con conjuntos de datos de muestra y tome cursos en línea como nuestro curso Excel para negocios y finanzas y el curso completo de finanzas y valoración. Comience con los conceptos básicos para aprender a formatear datos, crear fórmulas y aplicar funciones, y practíquelos a diario.

Pregunta: ¿Qué errores comunes debería evitar al utilizar Excel en finanzas?

Algunos de los errores más comunes que se deben evitar al utilizar Excel en finanzas incluyen el uso de demasiados números codificados, el formato incorrecto de los informes financieros y la dependencia excesiva de procesos manuales que pueden automatizarse.